Offentlighetsprincipen är en grundläggande del av den svenska demokratin. Möjligheten för medborgare, journalister, företag och organisationer att granska den kommunala verksamheten bör vara enkel, förutsebar och anpassad till hur information faktiskt hanteras i dag.

Stockholms stads nuvarande regler om avgifter för kopior av allmänna handlingar, KFS 2020:05, innebär att elektroniska kopior som skickas per mail avgiftsbeläggs på samma sätt som när kommunen kopierar eller skriver ut på papper. De första nio sidorna är avgiftsfria, den tionde kostar 50 kronor och varje sida därutöver två kronor.

Att koppla avgiften till antal sidor är inte rimligt för digital information. Ett utlämnande på papper kräver både arbetstid och materiel, medan ett digitalt utlämnande ofta kan ske med några klick och det kostar inte mer att skicka över en pdf på 1 000 sidor än en på 10.

Digital information har heller inte alltid en naturlig indelning i sidor. Om ett registerutdrag i exempelvis Excel eller CSV ska översättas till ett sidantal blir resultatet beroende av bland annat typsnitt, kolumnbredder, marginaler och andra utskriftsinställningar. Samma information kan därför motsvara helt olika antal hypotetiska utskriftssidor och därmed avgifter, trots att informations-innehållet och arbetet med att skicka informationen är detsamma.

Problemet har uppmärksammats på nationell nivå. I SOU 2020:82, Avgifter för information i elektronisk form, konstaterades att det i digital miljö många gånger inte går att på ett naturligt och förutsebart sätt dela upp information i sidor. Utredningen nämnde uttryckligen Excel-dokument och pekade bland annat på risken för godtycklighet med en sidbaserad modell.

Flera större kommuner har valt andra lösningar.

Göteborgs stad tar inte ut någon avgift för elektroniskt lagrade handlingar som kan lämnas ut via e-post i befintligt skick. Sidavgift används när handlingar faktiskt behöver skannas. När en elektronisk kopia behöver framställas och ett naturligt sidantal inte kan identifieras används i stället en tidsbaserad avgift, med en avgiftsfri inledande arbetstid.

Uppsala kommun tar inte heller ut avgift för elektroniska handlingar som kan lämnas ut i befintligt skick och konstaterar att kostnaden för att administrera avgifterna inte motsvarar intäkterna.

Det finns goda skäl för Stockholm att modernisera sina regler på motsvarande sätt.

Det innebär inte att verkligt merarbete ska utföras kostnadsfritt. Om ett utlämnande medför avgiftsgrundande arbete med exempelvis faktisk kopiering, skanning eller annan särskild teknisk framställning kan det finnas skäl att ta ut en avgift enligt tydliga och förutsebara regler.

Däremot bör en handling som redan finns elektroniskt och kan lämnas ut i sitt befintliga skick inte prissättas utifrån hur många papperssidor den hypotetiskt skulle motsvara.

En sådan förändring skulle stärka insynen i stadens verksamhet, öka förutsebarheten för den som begär ut handlingar och bättre anpassa stadens regelverk till en digital förvaltning.

Mot denna bakgrund föreslås kommunfullmäktige besluta

1. att ge kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma med förslag till ändring av KFS 2020:05 med innebörden att elektroniskt lagrade allmänna handlingar som kan lämnas ut elektroniskt i befintligt skick ska lämnas ut utan kopieavgift,
2. att den reviderade taxan ska utformas så att sidbaserad avgift används när ett utlämnande medför faktisk kopiering, utskrift eller skanning, medan annat avgiftsgrundande arbete med att särskilt framställa en elektronisk kopia (i den mån sådant arbete får avgiftsbeläggas) ska debiteras enligt en tydlig och förutsebar modell som utgår från den faktiska arbetsinsatsen och innehåller en rimlig avgiftsfri grundnivå, samt
3. att kommunstyrelsen vid översynen ska beakta Göteborgs stads modell och ta fram gemensamma tillämpningsanvisningar för stadens nämnder samt ge Stockholms Stadshus AB i uppdrag att verka för att motsvarande principer tillämpas av stadens bolag.